پلنر Planner یا دفتر مدیریت برنامه‌ریزی، یک دفترچه یا کتابچه چاپی است که به تعداد روزها، هفته‌ها، ماه‌ها یا فصل‌ها برگه داشته باشد. پلنر به شما کمک می‌کند تا یک چشم انداز صحیح از کارهای انجام شده و کارهای باقی‌مانده، داشته باشید.

چرا به پلنر یا دفتر مدیریت زمان نیاز داریم

مورد اول: مرخصی کارکنان سالن آرایش

لیلا، مدیر سالن ستاره‌های شرقی است. او شش نفر پرسنل دارد و در ماه، دو روز را به آن‌ها مرخصی می‌دهد. تاریخ مرخصی آن‌ها از قبل مشخص نیست و گاهی هم دوتا از آن‌ها همزمان مرخصی می‌خواهند، گاهی هم هیچ کدام نیاز به مرخصی پیدا نمی کنند. لیلا آن تاریخ‌ها را در گوشه و کنار دفترها و کاغذهای مختلفی یادداشت می‌کند اما موقع تسویه حساب آخر ماه، کاغذهایش را پیدا نمی کند. خب، آدمی است دیگر، گاهی کارکنان سالن هم یادشان می رود که مرخصی را این ماه گرفته‌اند یا نه. پلنر آرایشگاه به مدیر آرایشگاه کمک می‌کند تا حساب مرخصی کارکنانش را داشته باشد.

گاهی هم تاریخ درخواست مرخصی پرسنل آرایشگاه، از قبل تعیین می‌شود اما مسئول نوبت‌دهی به مشتری‌ها، از این تاریخ‌ها خبر ندارد و کاری که نباید بشود، می‌شود و اعتبار سالن از بین می‌رود.

مورد دوم: مراجعه مامور سازمان بهداشت به آموزشگاه آرایشگری

خانم سلیمی، صاحب آموزشگاه آرایشگری تندیس است. آموزشگاه او در بهترین منطقه شهر است و از نظر کیفیت خدمات به مشتریان و هنرجوها بسیار مشهور است.

در یکی از روزهای نزدیک به عید که آموزشگاه بسیار شلوغ است، مامور سازمان بهداشت به آن آموزشگاه آرایشگری مراجعه می‌کند و متاسفانه با چندین تخلف کوچک مواجه می‌شود:

تاریخ کارت بهداشت مربی آموزش تخصصی مانیکور، دوازده روز پیش منقضی شده است، سیستم اطفای حریق، از کار افتاده است، مربی آموزش تخصصی رنگ و مش، تعدادی موی رنگ شده از مشتری ها را چیده و برای نمونه به سر کلاس آورده است، موهای کوتاه شده در کلاس کوتاهی مو مربوط به روز قبل، هنوز از کف کلاس جمع نشده‌اند، بعضی از هنرجوها روپوش خود را نپوشیده‌اند، …

خب، تک تک این موردها، کم اهمیت هستند اما از قدیم گفته اند:

قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود.

حالا اگر مامور بهداشت، خصومت شخصی هم داشته باشد، یک لیست تخلفات بالابلند می نویسد و صدتا هم به آن اضافه می کند و درخواست پلمپ می دهد. اما در یک دفتر پلنر مدیریت سالانه، به راحتی می توان تاریخ های احتمالی بازدید مامور بهداشت، انقضای کارت بهداشت پرسنل آموزشگاه آرایشگری و موارد دیگر را یادداشت کرد.

به قول سعدی خوش‌سخن:

علاج واقعه پیش از وقوع باید کرد!

دریغ سود ندارد چو رفت کار از دست!

به روزگار سلامت سلاح جنگ بساز!

وگرنه سیل چو بگرفت، سد نشاید بست!

چگونه کمتر از 10 دقیقه، یک دفتر پلنر سالانه برای آرایشگاه خود بسازیم

تهیه یک پلنر یا دفتر برای ثبت اطلاعات، یکی از ابزارهای مهم برای نظم بخشیدن به محیط آرایشگاه است.

• در این دفتر، شما می‌توانید تاریخ جلسه‌های ضروری، کلاس‌های آموزشی، دوره‌ها، روزها مرخصی خودتان و کارکنان آرایشگاه، روزهای تعطیل، مناسبت‌ها، یادداشت‌ها، لیست کارها و خریدهای ضروری، تاریخ انقضای مواد شیمیایی، تاریخ آخرین مهلت گارانتی وسایل برقی، انبارگردانی، نظافت کلی سالن، تاریخ‌های احتمالی برای تعمیر کولر و بخاری و خیلی موارد دیگر را در آن یادداشت کنید.

• شما حتی‌ می‌توانید در ابتدا و انتهای این دفتر، عکس عزیزانتان را هم بچسبانید و در مواقعی که نیاز به شارژ احساسی دارید، شارژ شوید.
• در بالای هر صفحه هم می‌توانید یک فضا را مشخص کنید و جملات انگیزشی بنویسید.
• پایین هر صفحه هم شماره صفحه بنویسید تا زودتر بتوانید صفحه مورد نظرتان را پیدا کنید.

مواد لازم:

جلد اول دفتر

برگه سفید

تقویم کلی سال

صفحه سفید

برگه های اصلی

صفحه سفید

نقشه ایران

صفحه سفید

جلد آخر دفتر

تقویم سال 1401 هجری شمسی در یک نگاه

تقویم سال 1402 هجری شمسی در یک نگاه

مناسبت های مهم، روزهای تعطیل رسمی، تولدها، سالگردها، روزهای مرخصی، …

ردیف	تاریخ	مناسبت/ توضیحات
1
2
3
4
5
6
7

نکته: می توانید برای هر عنوان، یک لیست جداگانه بسازید. مثلا تولدها، مرخصی ها، سلگردهای خانوادگی، شروع و پایان دوره‌های آموزشی خودتان یا شاگردانتان، مناسبت ها و تعطیلات رسمی را هر کدام در یک صفحه جداگانه یادداشت کنید. یا اینکه همه را پشت سر هم بنویسید.

روش دوم برای یادداشت کارهای مهم در هر ماه
(12 صفحه برای 12 ماه)

این جدول برای یک ماه است. در گوشه بالا و سمت راست هر خانه، تاریخ هر روز و در بالای برگه، ماه را بنویسید. برای 12 ماه، باید 12 برگه داشته باشید.

هنگام طراحی این جدول توسط خودتان یا شخصی که صفحات این پلنر را برای شما آماده می‌کند، توجه داشته باشید که این جدول، باید حتما شش ردیف خالی و هفت ستون داشته باشد.

شاید بگویید که هر ماه، چهار هفته دارد و چهار ستون کافی است اما یادتان باشد که ماه های شمسی، سی یا سی و یک روزه هستند و همه ماه ها هم از شنبه شروع نمی‎‌شوند و جمعه هم تمام نمی‌شوند. پس ریسک نکنید.

اما سایر جدول ها را می توانید به اندازه دلخواه خودتان بسته به کادربندی برگه های موردنظرتان، تنظیم کنید. پیشنهاد آکادمی مرال این است که از برگه های A4 استفاده کنید.

شنبه	یک‌شنبه	دوشنبه	سه‌شنبه	چهارشنبه	پنج‌شنبه	جمعه

در یک سال، 52 هفته داریم. حدود 60 عدد از این نوع برگه را نیز می توانید پرینت بگیرید تا یادداشت های روزهای هر هفته را داخل آن بنویسید.

صفحات نمایش هفتگی فضای نوشتاری گسترده‌ای را برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر ارائه می‌دهند و به شما این امکان را می‌دهند تا قرار ملاقات‌ها، یادآوری‌ها، ایده‌ها و لیست کارهای خود را هر روز هفته پیگیری کنید.

برنامه ریز تقویم سالانه شامل لیست مناسبی از تعطیلات، تقویم های مرجع، صفحات مخاطبین و صفحات یادداشت های اضافی است تا نیازهای برنامه ریزی شما را برآورده کند و شما را سازماندهی کند.

باید این برگه ها بر روی کاغذ سفید و با کیفیت بالا چاپ شود تا فضای نوشتاری تمیزی داشته باشد. روکش های جلد نیز باید با کیفیت و بادوام باشند که در طول سال، استفاده مداوم را تحمل کنند.

برای صفحات آخر دفتر هم، می توانید 15 برگه را برای ثبت شماره تلفن های ضروری، شماره مشتری‌ها، کارکنان سالن، همکاران، مراکز فنی و حرفه‌ای مرتبط، آموزشگاه‌های آرایشگری، فروشگاه‌هایی که خریدهای سالن را از آنجا انجام می‌دهید، یادداشت کنید تا در مواقع لزوم، در دسترس باشند.

چگونه جدول لیست شماره تلفن‌های ضروری را رسم کنیم

مخاطب	شماره موبایل	شماره ثابت	آدرس

بعد از آن هم چندین برگه سفید قرار دهید تا بتوانید یادداشت‌هایی را که در جدول‌ها جا نمی شوند، آن جا بنویسید. در نهایت، صفحه پایانی این پلنر را با تصویری از ایران عزیزمان، زیباتر کنید و بعد از آن یک برگه سفید قرار دهید.

پیشنهاد مرال این است که این دفتر را فنری کنید تا راحت تر بتوانید ورق بزنید و مطمئن شوید که برگه ها پاره یا گم نمی شوند. اگر لوگوی سالن آرایشگری خود را هم بر روی جلد آن بچسبانید که عالی می‌شود.

تبریک می گوییم! پلنر شما آماده است. از نظم آرایشگاه خود لذت ببرید.

منبع: آکادمی آرایشگری مرال www.meral.ir

درمورد نویسنده

فهیمه جوادیان مدیر وبسایت آکادمی آرایشگری مرال است. او چندین مدرک آرایشگری فنی‌وحرفه‌ای دارد و فارغ‌التحصیل رشته اقتصاد انرژی در مقطع کارشناسی ارشد است.